Difasilitasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN Walisongo Semarang, Walisongo Career Center (WCC) mengadakan kegiatan ‘Pengolahan Hasil Tracer Study Semester 2 Tahun 2023’ pada 24 November 2023 di Ruang Sidang Senat Gedung Rektorat lt.4 yang dihadiri perwakilan dari 47 Program Studi yang mendelegasikan tim tracer study Prodi. Sementara 3 prodi lainnya absen tidak mengutus delegasi.
Kegiatan pengolahan data tracer study ini merupakan kegiatan lanjutan WCC setelah sebelumnya dilaksanakan kegiatan penyamaan persepsi tim tracer study (29 September 2023), review instrumen tracer study berdasarkan SN-Dikti, BAN-PT dan LAM (09-20 OKtober 2023), serta assesmen lapangan tracer study (11-15 November 2023). Narasumber pertama dalam kegiatan pengolahan data kali ini adalah Sayyidatul Fadlilah (Kepala Pusat Pendampingan dan Pengembangan Mutu Mahasiswa sekaligus ex officio ketua WCC) yang menyampaikan materi tentang Pengolahan data Tracer Studi untuk memenuhi kebutuhan akreditasi Prodi. Narasumber kedua adalah Dian Widianik, S. Kom (Operator Sitrace PTIPD) yang menyampaikan materi tentang Pengolahan Data Excel Hasil Tracer Study. Melengkapi narasumber pertama dan kedua, narasumber ketiga adalah Fuji Astutik, M.Pd (Staf Ahli LPM/Sekretaris WCC) yang menyampaikan materi tentang Penyusunan Laporan Hasil Tracer Studi Prodi. Materi-materi tersebut disampaikan dalam rangka menyongsong kemandirian Prodi menyusun laporan tracer study secara mandiri untuk meningkatkan response rate dan memaksimalkan kebermanfaatan hasil tracer study.
Dinarasikan oleh narasumber bahwa Tracer Study adalah studi mengenai lulusan lembaga penyelenggara pendidikan tinggi. Hasil dari Tracer Study dapat menjadi acuan untuk menilai kualitas dan mutu pendidikan dari suatu perguruan tinggi [Schomburg, Harld, 2003” Handout For Graduate Tracer Studies”, International Center For Higher Education (INCHER-Kassel) Univ Kassel German). Adapun manfaat pelaksanaan tracer study adalah: 1) Sebagai wadah untuk menciptakan jaringan dengan alumni, 2) Sebagai bahan evaluasi relevansi antara perguruan tinggi dan dunia kerja, 3) Sebagai database alumni yang terdata berdasarkan program studi dan angkatan (tahun masuk), 4) Sebagai tools untuk memberikan kontribusi dalam proses akreditasi nasional dan internasional, dan 5) Sebagai penghimpun masukan/informasi penting bagi pengembangan dan perbaikan perguruan tinggi, termasuk di dalamnya kinerja dosen dan staf administrasi, kurikulum, dan desain studi.
Melalui dengar pendapat dengan tim tracer study, pelaksanaan tracer study masih mengalami beberapa kendala, diantaranya adalah: 1) Kurangnya dukungan dari pimpinan dan program studi, 2) Keterbatasan sumber daya manusia, 3) Keterbatasan dana untuk mengadakan kegiatan, 4) Kehilangan kontak dengan Alumni, 5) Surat dan Undangan untuk Alumni sering tidak berbalas, 6) Kurangnya antusiasme Alumni dalam mengikuti kegiatan, dan 7) Lemahnya komunikasi dan hubungan dengan pengguna Lulusan. Kendala-kendala tersebut diakui menjadi penyebab dari kurang maksimalnya response rate tracer study.
Dari permasalahan-permasalahan yang dialami tim tracer study tersebut, muncullah usulan-usulan sekaligus rekomendasi untuk terselenggaranya tracer study dengan response rate yang maksimal. Diantara usulan dari beberapa personil tim tracer study yang dirangkum oleh Rahmat, Zulfa, Saiful Bahri dan Saifullah Hidayat adalah: 1) Buku kenang-kenangan wisuda perlu dilengkapi/dilampiri dengan SK Yudisium Kelulusan wisudawan (Laporan Dekan/Laporan Rektor) yang juga berisi informasi tanggal lulus wisudawan, 2) Perlu adanya kebijakan universitas tentang kewajiban pengisian tracer study bagi alumni pada saat legalisir ijazah, 3) Perlu adanya integrasi sistem terkait data mahasiswa yang bisa ditarik ke sistem sitrace sehingga pengisian sitrace bisa lebih singkat, 4) Secara massive semua elemen pimpinan turut mensosialisasikan gerakan mengisi Tracer Study berhadiah umroh, HP, laptop, sepeda, dll untuk menarik minat pengisian tracer oleh alumni sekaligus sebagai apresiasi.
Usulan-usulan tersebut didasari pada pengalaman para tim tracer study di kampus almamater mereka sebelumnya sebagai responden/partisipan dan sebagian lagi mendasarkan pada hasil benchmarking tracer study ke perguruan-perguruan tinggi besar di nusantara seperti ITS, ITB, UGM, dll. (Sayyidatul F/Fuji Astutik).